Réaliser une intervention d’inventaire

La fonctionnalité Réaliser une intervention d’inventaire, sur le logiciel d’inventaire K inventory, permet de suivre les contrôles opérationnels pour réaliser facilement un inventaire.

Cette fonctionnalité offre également la possibilité de scanner les identifiants et code-barres pour faciliter l’identification des références à inventorier.

Web
Mobile

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur l’icône Interventions.

2. Dans Gestion des interventions, cliquez sur l’icône Ouvrir d’une des interventions d’inventaire à réaliser.

ETAPE REALISATION DE L’INVENTAIRE

3. Sur la tâche, Réalisation de l’inventaire, cliquer sur l’icône puis sur le bouton Ouvrir.

Effectuer un inventaire en suivant les contrôles opérationnels sur K inventory logiciel de gestion de stocks Liste des tâches de l’intervention d’inventaire

Créer ou modifier une intervention met automatiquement à jour les événements de toutes ses tâches dans le planning.

Pour en apprendre plus sur le planning de K inventory, consultez les articles suivants : Consulter les informations du planning.

K inventory vous permet de réaliser un inventaire à plusieurs utilisateurs, en même temps et sur un même périmètre.

Principe de fonctionnement

L’attribution : Vous assignez un groupe d’utilisateurs à la tâche principale d’inventaire.
L’activation : Dès qu’une sauvegarde est réalisée sur cette tâche principale, le système génère automatiquement une sous-tâche qui est personnellement assignée à l’utilisateur ayant traité une partie de l’inventaire.
La synchronisation : Lorsque vous modifiez ou ajoutez des éléments dans votre sous-tâche, ces modifications sont instantanément répercutées sur la tâche principale.
Scans multiples (Gestion des conflits): Lorsqu’une référence est scannée dans deux sous-tâches, c’est le dernier scan en date qui sera pris en compte
Ouverture de la tâche principale : : Si vous ouvrez la tâche principale alors que des sous-tâches ont déjà été réalisées, la liste de toutes les références déjà scannées s’affiche. Cela vous permet de visualiser l’avancement global et de continuer l’inventaire en toute transparence.

4. Dans Dossiers sélectionnés, cliquez sur un périmètre à inventorier.

Effectuer un inventaire en ligne sur l'application d’inventaire K inventory Sélection du périmètre

Pour faciliter le traitement des interventions, quatre compteurs affichent le statut des références inventoriées, sorties, déplacées ou réceptionnées :

Attendues : Nombre de références devant encore être scannées ou renseignées
Scannées : Nombre de références correctement scannées ou renseignées
Non prévues : Nombre de référence n’ayant pas un quantité saisie identique à l’information renseigner lors de la création de l’intervention
Inconnues : Equipement non référencé dans la base et non prévue dans l’intervention

5. Cliquez sur l’icône pour faire apparaître le champ de saisie.

Inventaire de stock facile avec application d’inventaire K inventory Liste des références à inventorier

Le fait de scanner un dossier lors de l’étape Réalisation de l’inventaire, ne permet par d’inventorier directement les références y étant présentes.

Pour cela il faut sélectionner le dossier lors de la création de l’intervention afin d’avoir l’ensemble des références listées dans la tâche Réalisation de l’inventaire.

6. Scannez le code-barres ou l’identifiant d’une référence.

7. Pour une référence de type Equipement ou un Dossier, le scan de l’identifiant ou du code-barres valide la prise en compte de la référence.

Scan d’une référence de type équipement

8. Pour une référence de type Produit, un pop-up s’ouvre où vous pouvez saisir, dans le champ Quantité, le nombre de produits comptabilités.

9. Validez en cliquant sur Sauvegarder.

Pop-up quantité pour une référence de type Produit

10. Pour une référence de type Produit, un pop-up s’ouvre où vous pouvez saisir, dans le champ Quantité, le nombre de produits comptabilités.

Saisie manuelle dans le champ Quantité d’un produit

11. Reproduisez la même action pour l’ensemble des références à inventorier.

Pour annuler le scan ou la quantité renseignée, cliquez sur la case à cocher d’une référence, puis cliquez sur l’icône .

Des écarts peuvent être constatés lors de l’inventaire. Les références concernées seront identifiées en Orange.

Le compteur Non prévues sera incrémenté pour afficher le nombre d’écarts.

Ecart de quantité pour un produit
Ecart de localisation pour un équipement et un produit

Inventaire automatisé avec détection des écarts sur K inventory Références avec écart constaté

Des références non présentes sur la plateforme peuvent être scannées, les références concernées seront identifiées en Rouge.

Le compteur Inconnues sera incrémenté pour afficher le nombre de références non créées dans la base.

Réduire les erreurs lors des inventaires avec l'application d’inventaire K inventory Référence inconnue de type Equipement

12. Pour renseigner les informations d’une référence non créée dans la base, sélectionnez si la référence est de type Produit ou Equipement.

PME réaliser un inventaire avec l'application de gestion de stock K inventory Sélection du type de référence

13. Pour une référence de type Equipement, validez en cliquant sur Sauvegarder.

14. Pour une référence de type Produit, saisissez la quantité constatée puis validez en chiquant sur Sauvegarder.

Réaliser un inventaire pour une PME sur K inventory logiciel de gestion de stock Renseignement de la quantité du produit inconnu

15. Une fois que toutes les informations sur les références sont renseignées, enregistrez vos changements avec le bouton Sauvegarder.

PME constater les écarts lors des inventaires grâce à l'application de gestion de stocks K inventory Résultat de l’inventaire

ETAPE VALIDATION DE L’INVENTAIRE

16. Sur la tâche, Validation de l’inventaire, cliquer sur l’icône puis sur le bouton Ouvrir.

Réduire les écarts lors des inventaires avec K inventory logiciel de gestion de stock en ligne Liste des tâches de l’intervention d’inventaire

17. Dans Dossiers sélectionnés, cliquez sur un périmètre à inventorier.

Clarifier le processus d'inventaire avec l'application d’inventaire K inventory Sélection du périmètre

18. Dans Liste des références inventoriées, vérifiez que toutes les données sont conformes.

Vérifier la conformité d'un inventaire sur K inventory logiciel de gestion de stocks Liste des références inventoriées

19. Si les données sont conformes, cliquez sur le bouton Sauvegarder. Les mises à jour seront effectuées automatiquement.

Si ce n’est pas le cas vous pouvez cliquez sur Annuler pour revenir sur l’intervention, le bouton Sauvegarder vous permet d’enregistrer les changements pour les modifier plus tard. Enfin le bouton Clôturer met fin à l’opération d’inventaire et sauvegarde l’état actuel.

Ecran de sauvegarde d'une opération d'inventaire Ecran de sauvegarde d’inventaire

La règle d’or : La synchronisation à sens unique
Pour éviter les conflits de données, retenez bien cette règle : Les modifications vont uniquement de la sous-tâche vers la tâche principale.

Clôture de la tâche principale : Vous ne pouvez clôturer la tâche principale que depuis la liste des tâches. De plus, cette action n’est possible que si toutes les sous-tâches des utilisateurs ont été préalablement clôturées.

Liste des sous-tâches de l'inventaire Liste des sous-tâches de l’inventaire

20. Si vous ne souhaitez pas valider l’intervention d’inventaire et qu’une mise à jour soit effectuée, cliquez sur le bouton Annuler.

Consulter les messages saisis en cliquant sur l’onglet Commentaires.

Liste des commentaires de l’intervention

Pour rouvrir la tâche suspendue, sur la tâche, Validation de l’inventaire, cliquer sur l’icône puis sur le bouton Ouvrir.

Il sera également possible de saisir un message d’information pour la réouverture de la tâche.

Pour valider et procéder à la mise à jour automatique des données, reportez vous à l’action numéro 19.

21. Pour de vérifier la mise à jour des références, dans le menu de gauche, cliquez sur l’icône , puis rendez-vous dans le dossier inventorié.

Résultat de l’inventaire

1. Dans le menu en bas de l’écran, cliquez sur l’icône puis sur l’icône Interventions.

Menu actions

2. Sur la page Interventions, cliquez sur une des interventions d’inventaire à réaliser.

Liste des interventions

Créer ou modifier une intervention met automatiquement à jour les événements de toutes ses tâches dans le planning.

Pour en apprendre plus sur le planning de K inventory, consultez les articles suivants : Consulter les informations du planning.

3. Dans la section Tâches, cliquez sur l’icône puis sur le l’icône Consulter de la tâche Réalisation de l’inventaire.

Ouvrir La tâche

4. Pour récupérer les données de l’intervention, cliquez sur le bouton Télécharger les données.

Cette action a pour but de mettre à jour les données éventuellement modifiées sur les références depuis que l’intervention a été créée.

5. Dans Liste des Dossiers, cliquez sur un périmètre à inventorier (exemple ci-dessous : CABLAGE).

Sélection du périmètre

Pour faciliter le traitement des interventions, quatre compteurs affichent le statut des références inventoriées, sorties, déplacées ou réceptionnées :

Attendues : Nombre de références devant encore être scannées ou renseignées
Scannées : Nombre de références correctement scannées ou renseignées
Non prévues : Nombre de référence n’ayant pas un quantité saisie identique à l’information renseigner lors de la création de l’intervention
Inconnues : Equipement non référencé dans la base et non prévue dans l’intervention

Liste des références à inventorier

6. Pour scannez une référence, cliquez sur l’icône .

7. Pour une référence de type Equipement ou un Dossier, le scan de l’identifiant ou du code-barres valide la prise en compte de la référence.

Scan d’une référence de type équipement

8. Pour une référence de type Produit, un pop-up s’ouvre où vous pouvez saisir, dans le champ Quantité, le nombre de produits comptabilités.

9. Validez en cliquant sur Mettre à jour.

Pop-up quantité pour une référence de type produit

10. Pour une référence de type Produit, vous pouvez également saisir directement le nombre de produits dans le champ Quantité du produit dans la liste des références à inventorier.

Saisie manuelle dans le champ Quantité d’un produit

11. Reproduisez la même action pour l’ensemble des références à inventorier.

Des écarts de quantité peuvent être constatés lors de l’inventaire, les références concernées seront identifiées en Orange.

Références avec écart constaté

Des références non présentes sur la plateforme peuvent être scannées, les références concernées seront identifiées en Rouge.

12. Pour renseigner les informations d’une référence non créée dans la base, sélectionnez si la référence est de type Produit ou Equipement.

Sélection du type de référence

13. Pour une référence de type Equipement, validez simplement en cliquant sur Sauvegarder.

14. Pour une référence de type Produit, saisissez dans le champ Quantité le nombre de produits comptabilités.

15. Validez en cliquant sur Sauvegarder.

Renseignement de la quantité du produit inconnu

Résultat de l’inventaire

16. Pour enregistrer les informations renseignées, cliquez sur les flèches en haut de l’écran pour revenir sur la fin page de l’intervention d’inventaire:

Un premier clic pour revenir sur la page Liste des dossier
Un deuxième clic pour revenir sur la page de l’intervention

17. Dans la section Tâches de la page Intervention, cliquez sur l’icône de la tâche Réalisation de l’inventaire, puis sur Clôturer.

Clôturer l’intervention

18. Pour de vérifier la mise à jour des références, dans le menu en bas de l’écran, cliquez sur l’icône , puis rendez-vous dans le dossier inventorié.

Résultat de l’inventaire

Web

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur l’icône Interventions.

2. Dans Gestion des interventions, cliquez sur l’icône Ouvrir d’une des interventions d’inventaire à réaliser.

ETAPE REALISATION DE L’INVENTAIRE

3. Sur la tâche, Réalisation de l’inventaire, cliquer sur l’icône puis sur le bouton Ouvrir.

Effectuer un inventaire en suivant les contrôles opérationnels sur K inventory logiciel de gestion de stocks Liste des tâches de l’intervention d’inventaire

Créer ou modifier une intervention met automatiquement à jour les événements de toutes ses tâches dans le planning.

Pour en apprendre plus sur le planning de K inventory, consultez les articles suivants : Consulter les informations du planning.

K inventory vous permet de réaliser un inventaire à plusieurs utilisateurs, en même temps et sur un même périmètre.

Principe de fonctionnement

L’attribution : Vous assignez un groupe d’utilisateurs à la tâche principale d’inventaire.
L’activation : Dès qu’une sauvegarde est réalisée sur cette tâche principale, le système génère automatiquement une sous-tâche qui est personnellement assignée à l’utilisateur ayant traité une partie de l’inventaire.
La synchronisation : Lorsque vous modifiez ou ajoutez des éléments dans votre sous-tâche, ces modifications sont instantanément répercutées sur la tâche principale.
Scans multiples (Gestion des conflits): Lorsqu’une référence est scannée dans deux sous-tâches, c’est le dernier scan en date qui sera pris en compte
Ouverture de la tâche principale : : Si vous ouvrez la tâche principale alors que des sous-tâches ont déjà été réalisées, la liste de toutes les références déjà scannées s’affiche. Cela vous permet de visualiser l’avancement global et de continuer l’inventaire en toute transparence.

4. Dans Dossiers sélectionnés, cliquez sur un périmètre à inventorier.

Effectuer un inventaire en ligne sur l'application d’inventaire K inventory Sélection du périmètre

Pour faciliter le traitement des interventions, quatre compteurs affichent le statut des références inventoriées, sorties, déplacées ou réceptionnées :

Attendues : Nombre de références devant encore être scannées ou renseignées
Scannées : Nombre de références correctement scannées ou renseignées
Non prévues : Nombre de référence n’ayant pas un quantité saisie identique à l’information renseigner lors de la création de l’intervention
Inconnues : Equipement non référencé dans la base et non prévue dans l’intervention

5. Cliquez sur l’icône pour faire apparaître le champ de saisie.

Inventaire de stock facile avec application d’inventaire K inventory Liste des références à inventorier

Le fait de scanner un dossier lors de l’étape Réalisation de l’inventaire, ne permet par d’inventorier directement les références y étant présentes.

Pour cela il faut sélectionner le dossier lors de la création de l’intervention afin d’avoir l’ensemble des références listées dans la tâche Réalisation de l’inventaire.

6. Scannez le code-barres ou l’identifiant d’une référence.

7. Pour une référence de type Equipement ou un Dossier, le scan de l’identifiant ou du code-barres valide la prise en compte de la référence.

Scan d’une référence de type équipement

8. Pour une référence de type Produit, un pop-up s’ouvre où vous pouvez saisir, dans le champ Quantité, le nombre de produits comptabilités.

9. Validez en cliquant sur Sauvegarder.

Pop-up quantité pour une référence de type Produit

10. Pour une référence de type Produit, un pop-up s’ouvre où vous pouvez saisir, dans le champ Quantité, le nombre de produits comptabilités.

Saisie manuelle dans le champ Quantité d’un produit

11. Reproduisez la même action pour l’ensemble des références à inventorier.

Pour annuler le scan ou la quantité renseignée, cliquez sur la case à cocher d’une référence, puis cliquez sur l’icône .

Des écarts peuvent être constatés lors de l’inventaire. Les références concernées seront identifiées en Orange.

Le compteur Non prévues sera incrémenté pour afficher le nombre d’écarts.

Ecart de quantité pour un produit
Ecart de localisation pour un équipement et un produit