Logiciel de gestion de stock, d'inventaire et de maintenance pour l'hôtellerie et la restauration
Linge, produits d'accueil, mobilier, équipements de cuisine : un hôtel gère des milliers d'articles répartis entre étages, chambres, lingerie, cuisine et restaurant. K inventory suit le stock et le matériel de chaque établissement, les pannes signalées par la réception et les étages, et l'entretien des équipements, dans un seul outil.
Ce qui complique la logistique d'un hôtel
Un stock dispersé entre les étages, la lingerie, la cuisine et les réserves, des équipements qui tournent tous les jours, et souvent un cahier ou un tableur pour tout suivre.
Le linge qui disparaît
Draps, serviettes, nappes : entre les étages, la lingerie et le blanchisseur, le stock fond sans que personne ne sache où, et l'on rachète au jugé.
Les pannes qui se perdent
Une ampoule, une chasse d'eau, une climatisation : signalée à la réception ou par l'équipe des étages, la panne n'est notée nulle part et la chambre attend.
L'entretien oublié
Chaudière, chambres froides, hottes, équipements de cuisine : sans planning partagé, un entretien passe et la panne arrive en plein service.
Aucune vue d'ensemble
Plusieurs hôtels ou restaurants, chacun avec son cahier ou son tableur : impossible de comparer, de transférer du stock ou de savoir ce qui existe.
Le linge et les produits d'accueil comptés au scan, établissement par établissement
Chaque article est rangé là où il se trouve vraiment : étage, chambre, lingerie, réserve, cuisine ou restaurant. Vous savez ce que vous avez avant de commander.
Emplacements à votre image : établissement, étage, chambre, lingerie, cuisine, restaurant, en dossiers et sous-dossiers
Entrées et sorties au scan de codes-barres ou de QR codes, avec la caméra du téléphone, sans douchette à acheter
Inventaire tournant, ou inventaire complet compté au téléphone, écarts calculés
Alertes avant la rupture
Livraisons des fournisseurs contrôlées au scan, en regard de la commande d'achat
Chaque panne signalée devient une intervention suivie jusqu'à la clôture
La réception ou l'équipe des étages enregistre la panne, le technicien la voit, la traite et la clôture. Plus de demande perdue entre un appel et un post-it.
Vos propres types d'intervention : dépannage, entretien, contrôle, remise en état…
Assignation à un technicien ou à une équipe, planning par jour, semaine ou mois
Sur le téléphone du technicien, chaque étape validée sur place, avec la fiche que vous avez définie
Temps passé chronométré, pièces prises en réserve sorties du stock automatiquement si vous le souhaitez
Statut visible à tout moment ; commentaires et journal d'activité gardent l'historique de chaque chambre et de chaque équipement
L'entretien des équipements planifié, avec un rappel avant l'échéance
Chaufferie, climatisation, cuisine, piscine : les équipements d'un hôtel tournent tous les jours. Leur entretien se prépare au lieu de se subir.
Chaque équipement a sa fiche, son emplacement et son historique
Entretiens récurrents planifiés par date ou par compteur horaire, avec un rappel avant chaque échéance
Fiche de contrôle remplie sur le téléphone, sur place
Rapport du prestataire joint à la fiche de l'équipement
Garanties et fins de vie suivies avec rappels
Le mobilier et les équipements de chaque chambre
Inventaire par chambre
Chaque chambre est un emplacement : son mobilier, sa literie et ses équipements y sont rattachés, avec leur état. L'inventaire se fait au scan, chambre par chambre, et le résultat s'exporte en Excel.
Matériel des séminaires et événements
Tables, nappes, vidéoprojecteurs : chaque matériel sorti pour un séminaire ou une réception est attribué, et son retour est scanné. Ce qui manque se voit tout de suite.
Rénovation et réemploi
Avant une rénovation, vous savez ce que contient chaque chambre et dans quel état. Chaque sortie, vente, réemploi ou réforme garde son historique.
Un établissement ou vingt, un seul outil
Plusieurs établissements
Chaque hôtel ou restaurant a son stock, son matériel et ses équipements, et la direction voit l'ensemble sur des tableaux de bord. Un transfert entre établissements se fait au scan.
Chacun voit son périmètre
Droits par fonctionnalité et par dossier : la lingerie voit son linge, la cuisine son matériel, la direction technique tout le groupe. Les utilisateurs sont illimités, quelle que soit l'offre.
Même sans réseau
Chaufferie, sous-sol, réserve : les interventions sont téléchargées sur le téléphone, réalisées sans réseau, et envoyées dans l'ordre au retour du réseau.
Trois situations que K inventory couvre
Hôtel indépendant
Un responsable technique, une lingerie, un restaurant. Le linge et les produits d'accueil sont comptés au scan, les pannes arrivent au même endroit, et l'entretien de la chaudière revient dans le planning.
Groupe hôtelier
Plusieurs établissements, une direction technique. Chaque hôtel suit son stock et ses équipements, et le siège compare les sites sur ses tableaux de bord.
Restauration multi-sites
Fours, chambres froides, lave-vaisselle de chaque restaurant : leurs garanties, leurs entretiens et leurs pannes sont suivis restaurant par restaurant.
Questions fréquentes des hôteliers et des restaurateurs
K inventory remplace-t-il notre logiciel de gestion hôtelière (PMS) ?
Non. K inventory ne gère ni les réservations des clients ni la facturation des séjours. Il suit ce que votre logiciel hôtelier ne suit pas : le stock, le matériel, les équipements et leur maintenance. Une liaison avec vos autres outils est possible par le module API de l'offre Sur mesure : nous en parlons en RDV démo.
Peut-on faire l'inventaire chambre par chambre ?
Oui. Chaque chambre est un emplacement, rangé sous son étage et son établissement. Le mobilier, la literie et les équipements y sont rattachés. L'inventaire se fait au scan avec le téléphone, chambre par chambre, et le résultat s'exporte en Excel.
Comment suivre le linge entre les étages, la lingerie et le blanchisseur ?
Chaque lieu est un emplacement : étages, lingerie, réserve, blanchisseur. Les déplacements se font au scan et le stock de chaque lieu reste à jour. L'inventaire tournant permet de compter une partie du linge chaque semaine, sans tout arrêter.
Peut-on gérer plusieurs hôtels ou restaurants ?
Oui. Chaque établissement a son stock, son matériel et ses équipements, et la direction voit l'ensemble sur des tableaux de bord. Les droits par dossier limitent chaque équipe à son établissement. Les utilisateurs sont illimités.
Nos techniciens interviennent en chaufferie ou en sous-sol, sans réseau. Est-ce bloquant ?
Non. Les interventions fonctionnent hors connexion : elles sont téléchargées sur le téléphone, le technicien réalise ses tâches sans réseau (scans, quantités, formulaires), et tout part dans l'ordre au retour du réseau. Hors connexion, seul le menu Interventions est disponible.
Peut-on reprendre nos fichiers Excel actuels ?
Oui. Votre inventaire actuel se reprend par import Excel, avec une aide à la correspondance des colonnes. À la première connexion, l'IA propose vos catégories et vos emplacements.
Combien coûte K inventory pour un hôtel ?
Essentiel : 175 € par mois jusqu'à 500 références. Avancé : 390 € par mois jusqu'à 1 000 références. Au-delà, l'offre Sur mesure est sur devis. Un équipement suivi à l'unité compte pour une référence ; un article géré en quantité, comme une taie d'oreiller, compte pour une référence par emplacement. Les utilisateurs sont illimités et l'essai gratuit dure 14 jours.
Gestion de stock et maintenance dans notre blog
Inventaire tournant, gestion du linge et des consommables, maintenance préventive : retrouvez nos publications et nos guides pratiques.
K inventory s'adapte aussi à d'autres métiers
Découvrez comment K inventory répond aux contraintes propres à chaque secteur.
Chaque article et chaque équipement de vos établissements, au même endroit
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