Logiciel de récolement et d'inventaire pour les musées, châteaux et monuments
Un bien inscrit à l'inventaire ne sert à rien si personne ne sait dans quelle réserve il se trouve. K inventory localise chaque bien réserve par réserve, trace chacun de ses mouvements et prépare le récolement au scan, sur le téléphone, avec les écarts calculés.
Ce qui complique la gestion des biens d'un établissement culturel
Réserves dispersées, biens qui partent en exposition, en prêt ou en restauration, tableur tenu par une seule personne : l'écart se creuse entre ce qui est écrit et ce qui est sur les étagères.
Le bien introuvable
Il figure à l'inventaire, mais pas à l'emplacement noté. Il faut ouvrir des caisses et parcourir des rayonnages pour le retrouver, parfois sans succès.
Le mouvement oublié
Un bien sort pour une exposition, un prêt ou une restauration, puis revient dans une autre réserve. Si personne ne l'a noté, sa localisation est fausse.
Le récolement à mener
Des milliers de biens à vérifier sur place, réserve par réserve, puis à rapprocher de l'inventaire. Sur papier, le pointage et le calcul des écarts prennent des semaines.
Le déménagement de réserves
Des centaines de caisses quittent une réserve pour une autre. Chacune doit partir, arriver et être retrouvée à sa nouvelle place, sans perte en route.
Chaque bien localisé, réserve par réserve
Dans K inventory, chaque réserve, salle ou caisse est un emplacement. Vous savez où se trouve chaque bien, et vous le retrouvez sur place avec la caméra du téléphone.
Arborescence d'emplacements sans limite de profondeur : bâtiment, réserve, rayonnage, étagère, caisse
Une fiche par bien, avec ses photos, ses pièces jointes et son historique complet
Étiquettes code-barres ou QR code imprimées depuis la plateforme, à poser sur le bien quand c'est possible, sinon sur son conditionnement
« Retrouver une étiquette » : saisissez le code, balayez le rayonnage avec la caméra, le bon code s'affiche en vert parmi les autres
Recherche par nom, par code ou par emplacement, depuis le web comme depuis le téléphone
Préparer le récolement au scan, écarts calculés
Le pointage se fait au téléphone, dans la réserve. La validation se fait sur le web, au bureau. Entre les deux, K inventory compare ce qui a été vu à ce qui était attendu.
Campagne découpée par réserve : vous choisissez les emplacements à vérifier sur le web et vous assignez les tâches à votre équipe
Scan continu : la caméra reste ouverte, chaque lecture est confirmée par un bip et une vibration, un bien attendu passe au vert
Validation sur la plateforme web, avec les écarts calculés entre ce qui était attendu et ce qui a été scanné
Pour noter l'état constaté, créez votre propre modèle d'intervention : une tâche de scan, puis un formulaire rempli sur place
Réserve en sous-sol sans réseau : la tâche se fait hors connexion et part au retour du réseau
Des mouvements tracés, du départ à l'arrivée
Exposition, prêt, dépôt, restauration, changement de réserve : un bien qui bouge laisse une trace. Le déménagement d'une réserve devient une suite de déplacements contrôlés au scan.
Déplacement en étapes : préparation au départ, sortie, puis réception à l'arrivée, chacune validée au scan
Emplacement du bien mis à jour automatiquement à la réception, rapport envoyé à la clôture
Un emplacement pour chaque lieu extérieur, institution emprunteuse ou atelier de restauration : le bien prêté reste localisé
Chaque mouvement inscrit dans l'historique du bien et dans le journal d'activité horodaté
Après un déménagement, la bonne caisse se retrouve à la caméra parmi des dizaines d'autres
Récolement décennal, achat public, hébergement
Les questions qu'un établissement public se pose avant de choisir un outil, et ce que K inventory y répond.
Le récolement décennal
Pour les musées de France, le Code du patrimoine (article L451-2) impose un récolement des collections tous les dix ans. La troisième campagne court du 1er janvier 2026 au 31 décembre 2035. Avec K inventory, elle se prépare au scan : chaque bien localisé, pointé, et les écarts calculés.
Achat par l'UGAP
K inventory est référencé à l'UGAP : votre commande passe par la centrale d'achat public, sans procédure de mise en concurrence. Nous vous transmettons le devis correspondant à votre périmètre.
Hébergé en France
Données hébergées en France chez OVH et Ikoula, hébergeurs certifiés ISO 27001, connexion chiffrée TLS 1.3 notée A+, sauvegardes deux fois par jour, disponibilité de 99,9 %.
Décrire vos biens avec votre vocabulaire
Vos champs personnalisés
Numéro d'inventaire, désignation, matériaux, dimensions, état : les informations qui décrivent vos biens se déclarent en champs personnalisés, depuis la plateforme, sans développement.
Votre tableur repris
Votre inventaire actuel se reprend par import Excel, avec une aide pour faire correspondre vos colonnes aux champs de K inventory. Vous ne ressaisissez pas vos biens un par un.
Des droits par réserve
Les droits se règlent par rôle et par emplacement : chaque personne voit et modifie ce qui relève de son périmètre. Le journal d'activité garde la trace horodatée de chaque action.
Trois situations que la plateforme couvre
Le Musée d'Orsay et le Château de Pau utilisent K inventory.
Musée et réserves
Des salles d'exposition, une ou plusieurs réserves, parfois hors les murs. Chaque bien est localisé jusqu'à l'étagère ou la caisse, et chaque retour d'exposition met à jour son emplacement.
Château ou monument
Du mobilier et des objets répartis dans des salles ouvertes au public et dans des réserves. Chaque salle est un emplacement, et le pointage se fait salle par salle, au téléphone.
Déménagement de réserves
Des caisses à conditionner, transporter et ranger dans un nouveau lieu. Chaque déplacement est préparé, sorti et réceptionné au scan, et le rapport final montre ce qui est arrivé.
Questions fréquentes des régisseurs et des conservateurs
K inventory remplace-t-il notre logiciel de gestion des collections ?
Ce n'est pas son rôle. K inventory suit la réalité physique de vos biens : où ils se trouvent, ce qui a bougé, ce qui a été vu lors d'un pointage. Il peut fonctionner à côté de votre base de collections. La liaison entre les deux passe par le module API no code, avec l'offre Sur mesure, et se regarde sur votre cas en RDV démo.
Comment se déroule un récolement avec K inventory ?
Vous choisissez sur le web les réserves à vérifier. Votre équipe scanne les biens sur place, au téléphone. La validation se fait ensuite sur la plateforme web, avec les écarts calculés, et le rapport part automatiquement.
Nos réserves sont en sous-sol, sans réseau. Est-ce bloquant ?
Non. Les interventions, inventaires et déplacements compris, se font hors connexion : les scans, les quantités et les formulaires sont gardés sur le téléphone, puis envoyés dans l'ordre au retour du réseau. Hors ligne, seul le menu Interventions est disponible.
Peut-on reprendre notre inventaire actuel, tenu sur un tableur ?
Oui. Votre inventaire se reprend par import Excel. Les colonnes propres à votre établissement, comme le numéro d'inventaire, deviennent des champs personnalisés.
Comment suivre un bien prêté ou déposé dans une autre institution ?
Vous créez un emplacement pour l'institution qui l'accueille, puis vous y déplacez le bien. Le mouvement est tracé dans son historique, et son retour se fait par un nouveau déplacement vers sa réserve. Les informations utiles, comme la date de retour prévue, se notent dans des champs personnalisés.
Peut-on acheter K inventory par l'UGAP ?
Oui. K inventory est référencé à l'UGAP : votre commande passe par la centrale d'achat public, sans procédure de mise en concurrence. Demandez-nous le devis correspondant à votre périmètre.
Combien coûte K inventory pour 3 000 biens ?
Un bien suivi à l'unité compte pour une référence. L'offre Avancé, à 390 € par mois, couvre jusqu'à 1 000 références ; au-delà, l'offre Sur mesure est établie sur devis. Le nombre d'utilisateurs est illimité, et l'essai gratuit dure 14 jours.
La gestion des biens culturels dans notre blog
Inventaire des réserves, préparation du récolement, déménagement de collections : retrouvez nos publications consacrées aux établissements culturels.
K inventory s'adapte aussi à d'autres métiers
Découvrez comment K inventory répond aux contraintes propres à chaque secteur.
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