Gestion des EPI en entreprise : le guide pratique
Choisir, stocker, remettre, vérifier, réapprovisionner, récupérer, remplacer : des idées concrètes pour équiper vos équipes et être prêt le jour d'un contrôle, étape par étape.
Cette semaine
- 1 arrivée à équiper
- 3 harnais à vérifier avant le 15
- Gants sous le seuil au site Sud
- 2 casques en fin de vie
Les 4 idées à retenir
Le bon EPI pour le bon risque : chaque équipement répond à un risque identifié dans l'évaluation des risques.
Une remise tracée : qui a quel EPI, dans quelle taille, depuis quand.
Des vérifications à date : moins de 12 mois au moment de l'utilisation, pour les EPI concernés.
Jamais en rupture : un seuil d'alerte par site pour les EPI jetables.
Ça vous parle ?
Choisir les bons EPI
Les EPI sont achetés « comme d'habitude », sans lien avec les risques réels des postes. Résultat : des équipements inadaptés, inconfortables, et qui finissent au fond d'un casier.
Partir de l'évaluation des risques de chaque poste, celle du document unique : un EPI répond à un risque précis.
Connaître la catégorie de l'EPI : plus le risque est grave, plus les exigences de conception, de contrôle et de formation sont fortes.
Faire essayer avant de généraliser : un EPI inconfortable n'est pas porté.
Prévoir toutes les tailles et les morphologies, y compris pour les femmes.
Fixer avec le CSE les conditions de mise à disposition et de port de chaque EPI.
Avec K inventory : chaque catégorie d'EPI a sa fiche avec ses propres champs (norme, classe, taille, pointure), créés sur le web sans développement. Fournisseurs et références catalogue sont gérés dans la plateforme.
Les 3 catégories d'EPI
Plus le risque est grave, plus les exigences sont fortesRéceptionner et stocker
Les cartons d'EPI s'empilent dans un local, sans contrôle à l'arrivée. Six mois plus tard, on découvre des casques fabriqués il y a longtemps et des notices perdues.
Contrôler la livraison : quantités, tailles, marquage CE, notice d'utilisation.
Relever la date de fabrication des EPI dont la durée de vie est limitée, comme les casques et les harnais.
Stocker selon la notice : à l'abri de la lumière, de la chaleur et de l'humidité.
Faire sortir les plus anciens en premier, et ranger par taille pour servir vite.
Avec K inventory : la livraison est scannée et comparée à la commande fournisseur. Chaque EPI suivi à l'unité reçoit une étiquette imprimée depuis la plateforme, et sa date de fabrication est sur sa fiche.
Livraison du 14/10
- 20 casques reçus sur 20
- Marquage CE et notices vérifiés
- Date de fabrication relevée
- 5 paires de gants T8 manquantes
Remettre les EPI aux salariés
Un nouvel arrivant reçoit « ce qu'il reste » dans l'armoire, sans que personne ne note quoi. Le jour d'un accident ou d'un contrôle, impossible de prouver ce qui a été remis.
Préparer la dotation avant l'arrivée, selon le poste et les tailles.
Remettre à une personne, avec la date : qui a quel EPI, depuis quand, dans quelle taille.
Informer et former : le salarié doit savoir contre quels risques l'EPI le protège, comment le porter, le vérifier et le ranger.
Un EPI est en principe personnel : s'il doit servir à plusieurs personnes, des mesures d'hygiène s'imposent.
Avec K inventory : la remise se fait au scan, ou par badge NFC pour identifier le salarié. La date et la taille restent sur la fiche, et l'historique dit qui a eu chaque EPI.
Arrivée · Karim B. · voirie
- Casque de chantier
- Gilet classe 2, taille L
- Chaussures S3, pointure 43
- Formation au port faite
Vérifier et contrôler
Un harnais part sur un chantier alors que sa vérification annuelle a expiré depuis deux mois. Personne ne l'a vu, parce que la date était dans un classeur.
Contrôle visuel avant chaque utilisation, par le salarié lui-même.
Vérification générale périodique pour les EPI concernés (antichute, appareils de protection respiratoire autonomes, gilets de sauvetage gonflables…) : ils doivent avoir été vérifiés depuis moins de 12 mois au moment de leur utilisation.
Consigner le résultat au registre de sécurité.
Retirer immédiatement un EPI douteux, en attendant sa vérification ou son remplacement.
Avec K inventory : chaque EPI concerné a sa date de prochain contrôle, avec un rappel avant l'échéance. Le contrôle se fait au téléphone avec une fiche que vous créez sur le web, et le rapport de l'organisme vérificateur se joint à la fiche de l'EPI.
Le rythme des vérifications
Pour les EPI soumis à vérification périodiqueNe jamais manquer d'EPI jetables
Lundi matin, plus de gants taille 9 ni de bouchons d'oreilles sur le chantier. L'équipe démarre sans, ou attend la livraison.
Gérer les jetables en quantité, par site ou par armoire, et non à l'unité.
Fixer un seuil d'alerte par emplacement, en tenant compte du délai de livraison.
Tracer chaque sortie : on sait quelle équipe consomme quoi, et on repère les dérives.
Rééquilibrer entre sites avant de commander en urgence.
Avec K inventory : chaque emplacement a son stock et son seuil d'alerte. Les sorties se scannent, les transferts entre sites sont tracés, et K forecast lit l'historique pour ajuster les seuils ; un responsable valide toujours la commande.
Gants de manutention : stock par site
Exemple fictif, seuil d'alerte à 20 pairesFaire le point régulièrement
Le tableau de dotation n'a pas été mis à jour depuis des mois : des salariés partis y figurent encore, et des EPI distribués n'y sont pas.
Faire le point équipe par équipe : chaque salarié a-t-il les EPI de son poste, dans la bonne taille ?
Localiser les EPI suivis à l'unité : harnais, appareils respiratoires, détecteurs.
Profiter de l'inventaire pour repérer les EPI usés ou proches de leur fin de vie.
Compter les stocks de jetables et corriger les écarts.
Avec K inventory : l'inventaire se fait au scan avec le téléphone, armoire par armoire ou équipe par équipe, même sans réseau. Les écarts sont calculés avant validation.
Équipe maintenance · 8 personnes
- 8 casques attribués
- Tailles à jour
- 7 harnais localisés sur 8
- 2 contrôles à planifier
Récupérer et remplacer
Un salarié change de poste ou quitte l'entreprise : son harnais reste dans sa voiture, et son successeur en reçoit un neuf.
Partir de la liste de ce qui a été remis au salarié, pas de sa mémoire.
Noter l'état au retour : réutilisable après vérification, à nettoyer, à réformer.
Adapter la dotation au changement de poste.
Remplacer au fil de l'usure, sans attendre la rupture ou l'accident.
Avec K inventory : le jour du départ ou du changement de poste, tout ce qui a été remis au salarié s'affiche. La restitution se valide au scan, avec l'état noté, et ce qui n'est pas rendu reste attribué.
Départ · J. Petit · vendredi
- Casque rendu
- Harnais rendu, état noté
- Chaussures rendues
- Gilet haute visibilité
Gérer la fin de vie des EPI
Des casques fêlés et des harnais ayant subi une chute retournent dans l'armoire « en attendant ». Ils finissent par être reportés.
Respecter la durée de vie indiquée par la notice du fabricant.
Mettre au rebut immédiatement un EPI détérioré qui ne garantit plus le même niveau de protection, même s'il a l'air intact.
Sortir l'EPI de l'inventaire avec son motif : endommagé, durée de vie atteinte, perdu.
Penser à la filière de collecte adaptée pour les EPI qui le permettent.
Avec K inventory : chaque EPI sorti du parc garde son motif et son historique. Un statut « hors service » empêche qu'il soit remis par erreur.
À quoi ressemble la fiche d'un EPI bien suivi
Un harnais a sa date de contrôle, une paire de bottes sa pointure, des gants se comptent en paires. Voici des exemples de fiches dans K inventory.
Harnais antichute · HA-0142
Les systèmes antichute font partie des EPI à vérifier au moins tous les 12 mois. La date du prochain contrôle est sur la fiche, avec un rappel avant l'échéance.
Le contrôle se fait au téléphone avec un formulaire créé sur le web, et le rapport de l'organisme vérificateur se joint à la fiche.
Casque de chantier · CA-0318
La durée de vie d'un casque est fixée par la notice du fabricant. Elle se note sur la fiche, avec la date de fabrication, pour savoir lesquels remplacer.
À la remise, un scan de l'étiquette suffit pour attribuer le casque au salarié.
Gants de manutention · taille 9
Les EPI qui s'usent vite se gèrent en quantité, comme des consommables. Un seuil d'alerte prévient avant la rupture.
Chaque sortie se scanne : on sait quel service consomme quoi, sans ressaisie.
Bottes de sécurité S5 · pointure 43
Pour les chaussures et les vêtements, ce qui compte, c'est qui est équipé, dans quelle taille, et depuis quand.
À la restitution, l'état est noté au scan. Ce qui n'est pas rendu reste attribué au salarié.
Gilet haute visibilité · classe 2 · L
Gilets et vêtements de travail se gèrent en stock par taille et par site, puis s'attribuent au salarié s'il faut savoir qui les porte.
Le stock de chaque site est visible au même endroit, et un transfert entre sites se trace au scan.
Tableur ou outil dédié ?
Un tableur suffit pour quelques salariés sur un seul site. Ses limites apparaissent dès qu'il y a plusieurs équipes, des EPI à vérifier et des jetables à suivre.
| Tableur | Outil dédié avec application mobile | |
|---|---|---|
| Adapté à | Quelques salariés, un site | Plusieurs équipes, sites ou chantiers |
| Remise et retour | Une ligne à modifier, souvent oubliée | Un scan, avec la date, la taille et l'état |
| Vérifications | Des dates à surveiller soi-même | Un rappel avant l'échéance, le rapport joint |
| EPI jetables | Comptés à l'œil | Un seuil par site, une alerte avant la rupture |
| Le jour d'un contrôle | Un fichier à reconstituer | L'historique par EPI et par salarié |
À quoi ressemble un outil dédié : chaque EPI ou chaque lot de jetables a sa fiche, avec son détenteur ou son stock, son emplacement et ses dates, sur le web comme sur le téléphone.
Pour le détail des fonctionnalités, voir la page contrôles périodiques et maintenance (GMAO).
Pour aller plus loin
Questions fréquentes sur la gestion des EPI
Qui doit fournir et payer les EPI ?
L'employeur. Les EPI sont fournis gratuitement par l'employeur, qui assure aussi leur bon fonctionnement et leur hygiène par les entretiens, réparations et remplacements nécessaires (Code du travail, article R4323-95).
Quels EPI doivent être vérifiés périodiquement ?
L'arrêté du 19 mars 1993 fixe la liste : systèmes de protection contre les chutes de hauteur, appareils de protection respiratoire autonomes d'évacuation, équipements complets d'intervention en milieu hostile, gilets de sauvetage gonflables, réserves de cartouches filtrantes antigaz. Ils doivent avoir été vérifiés depuis moins de 12 mois au moment de leur utilisation, et le résultat est consigné au registre de sécurité.
Un EPI peut-il être partagé entre plusieurs salariés ?
En principe, un EPI est réservé à un usage personnel. Si la nature de l'équipement et les circonstances imposent qu'il soit porté par plusieurs personnes, des mesures doivent être prises pour éviter tout problème de santé ou d'hygiène.
Combien de temps peut-on utiliser un EPI ?
La durée de vie et les conditions de stockage sont fixées par la notice du fabricant. Un EPI détérioré qui ne garantit plus le même niveau de protection doit être remplacé et mis au rebut, même avant cette échéance.
Faut-il étiqueter chaque EPI ?
Seulement ceux que l'on suit à l'unité : harnais, appareils respiratoires, casques s'ils sont attribués nominativement. Les EPI jetables, comme les gants ou les bouchons d'oreilles, se comptent en quantité, par emplacement.
Comment prouver ce qui a été remis à un salarié ?
En traçant chaque remise : quel EPI, à qui, quand, dans quelle taille, et chaque restitution avec l'état au retour. Avec un historique par EPI et par salarié, la preuve est prête le jour d'un contrôle.
Combien coûte un outil pour gérer ses EPI ?
Avec K inventory, les offres se comptent en références, jamais en utilisateurs : un EPI suivi à l'unité compte pour une référence, des EPI gérés en quantité comptent pour une seule référence par emplacement. Essentiel : 175 € par mois jusqu'à 500 références. Avancé : 390 € par mois jusqu'à 1 000 références. Au-delà, l'offre Sur mesure est établie sur devis.
Vos EPI suivis, de la remise au rebut
Présentez-nous vos équipes, vos EPI et vos contrôles lors d'un rendez-vous démo : nous vous montrons comment les gérer au quotidien dans K inventory.