Gestion des consommables : le guide pratique
Décrire chaque catégorie, réceptionner, stocker, suivre les lots et la péremption, tracer les sorties, réapprovisionner, limiter le gaspillage : des idées concrètes pour ne jamais manquer, ni jeter, étape par étape.
Cette semaine
- 4 livraisons réceptionnées
- 1 lot qui périme dans 30 jours
- Cartons sous le seuil
- 2 transferts entre sites
Les 4 idées à retenir
Une fiche par catégorie : chaque famille de consommables a ses propres informations.
Un seuil, pas une intuition : on commande au seuil, avant la rupture.
Le plus ancien d'abord : premier périmé, premier sorti.
Chaque sortie tracée : pour savoir qui consomme quoi.
Ça vous parle ?
Décrire chaque catégorie avec ses propres informations
Un seul fichier pour tout : réactifs, cartons, produits d'entretien, ramettes. Les colonnes « lot » et « péremption » sont vides pour la moitié des lignes, et personne ne sait lesquelles comptent.
Définir les informations utiles par catégorie : un réactif a un lot et une date de péremption, un carton une unité de commande, un produit d'entretien sa fiche de données de sécurité.
Rendre obligatoire ce qui compte, et seulement ça : un champ inutile reste vide.
Choisir l'unité de gestion : le flacon, la boîte, le paquet, la ramette.
Calculer plutôt que saisir : la valeur du stock découle de la quantité et du prix unitaire.
Avec K inventory : vous créez les champs de chaque catégorie sur le web, sans développement, et vous choisissez ceux qui sont obligatoires. Les champs à formule calculent par exemple la valeur du stock, et l'assistant IA crée une fiche à partir d'une photo, champs personnalisés compris.
Une fiche différente par catégorie
Seules les informations utiles, obligatoires si besoinRéceptionner les livraisons
La livraison est posée dans le couloir, rangée plus tard, et les lots ne sont jamais saisis. Le jour d'un rappel fournisseur, impossible de savoir où sont les flacons concernés.
Contrôler la livraison par rapport à la commande : quantités, références, état.
Saisir le lot et la date de péremption dès l'entrée, quand c'est utile.
Ranger tout de suite, à l'emplacement prévu.
Signaler les écarts au fournisseur pendant qu'il est encore temps.
Avec K inventory : la livraison est scannée et comparée à la commande fournisseur. Le lot et la date de péremption se saisissent à chaque entrée en stock, et les fiches de réception se remplissent au téléphone avec les questions que vous avez définies.
Livraison du 14/10
- 12 cartons reçus sur 12
- Lots saisis
- Péremption relevée : 03/2027
- 2 cartons abîmés
Stocker au bon endroit, dans les bonnes conditions
Les produits d'entretien sont rangés à côté des fournitures de bureau, la fiche de sécurité est introuvable, et le réactif à conserver au froid a passé le week-end sur une paillasse.
Un emplacement par référence, par site ou par armoire.
Respecter les conditions de stockage : température, lumière, incompatibilités entre produits.
Garder la fiche de données de sécurité à portée de main pour les produits dangereux.
Ranger le plus ancien devant : premier périmé, premier sorti.
Avec K inventory : chaque emplacement a son stock, et chaque catégorie ses informations : conditions de conservation, fiche de données de sécurité jointe, précautions d'emploi.
Local ménage · bâtiment A
- Fiches de sécurité jointes
- Produits incompatibles séparés
- Plus anciens devant
- Nettoyant 5 L sous le seuil
Suivre les lots et les dates de péremption
Un réactif périmé est jeté sur un site pendant qu'un autre site est en rupture du même produit.
Être alerté avant la péremption, assez tôt pour utiliser ou transférer.
Transférer entre sites ce qui risque de périmer là où il n'est pas consommé.
Retrouver un lot en quelques secondes en cas de rappel : où sont les unités concernées ?
Bloquer un lot douteux le temps de vérifier.
Avec K inventory : une alerte prévient avant la péremption d'un lot, et une recherche par lot donne l'emplacement de chaque unité concernée. Un statut bloqué s'applique en série, et chaque transfert entre sites se prépare au départ et se réceptionne à l'arrivée.
Lot L2409-17 · tampon pH 7
- 9 flacons, 2 sites
- Conservation +2 à +8 °C
- Péremption : 03/2027
- 1 autre lot expire dans 30 jours
Tracer les sorties par service
Les fournitures disparaissent par petites quantités, sans trace. Personne ne sait quel service consomme quoi, ni pourquoi le budget dérape.
Tracer chaque sortie, même petite, et la rattacher à un service, un site ou un appareil.
Faire passer les demandes par un circuit simple plutôt que par le libre-service.
Comparer les consommations d'un mois sur l'autre, d'un site à l'autre.
Relier les consommables aux appareils qui les utilisent, comme les cartouches et les imprimantes.
Avec K inventory : chaque sortie se scanne avec le téléphone et se rattache à un service, un site ou un appareil. Les tableaux de bord comparent ensuite les consommations, et les données s'exportent en Excel.
Ramettes de papier : sorties du mois par service
Exemple fictifRéapprovisionner au bon moment
On commande « quand il n'y en a plus ». Résultat : des ruptures le lundi matin, et des commandes en urgence plus chères.
Fixer un seuil d'alerte par référence et par emplacement, selon la consommation et le délai de livraison.
Regrouper les commandes par fournisseur pour réduire les frais.
Ajuster les seuils à la saison : la consommation de certains produits varie dans l'année.
Éviter le surstock : un seuil trop haut immobilise de l'argent et fait périmer.
Avec K inventory : sous le seuil, une alerte part et la commande fournisseur se prépare depuis la plateforme. K forecast lit l'historique des sorties pour ajuster les seuils à la saison ; un responsable valide toujours la commande.
- Quand
- Quand il n'y en a plus
- Résultat
- Ruptures et commandes urgentes
- Coût
- Frais de livraison multipliés
- Stock
- Trop ou pas assez
- Quand
- Dès le seuil franchi
- Résultat
- Livré avant la rupture
- Coût
- Commandes regroupées
- Stock
- Ajusté à la consommation
Inventorier et réduire le gaspillage
À chaque inventaire, on jette des produits périmés, on découvre des cartons oubliés, et les écarts ne s'expliquent plus.
Inventorier régulièrement, armoire par armoire, sans tout arrêter.
Analyser ce qui est jeté : périmé, abîmé, surstocké.
Revoir les seuils et les conditionnements des produits qui périment le plus.
Mutualiser entre sites plutôt que de commander partout.
Avec K inventory : l'inventaire se compte au téléphone, avec les écarts calculés avant validation, et les tableaux de bord font ressortir les références qui dorment ou qui périment.
À quoi ressemble la fiche d'un consommable bien suivi
Un réactif a un lot et une date de péremption, un produit d'entretien sa fiche de sécurité, un carton son unité de commande. Voici des exemples de fiches dans K inventory.
Solution tampon pH 7 · flacon 500 mL
Le lot et la date de péremption se saisissent à chaque entrée en stock, avec une alerte avant la péremption. La température de conservation est un champ de cette catégorie seulement.
Une recherche par lot donne l'emplacement de chaque flacon concerné.
Nettoyant multi-surfaces · bidon 5 L
Pour les produits d'entretien, la fiche porte ce qui compte pour eux : la fiche de données de sécurité jointe et les précautions d'emploi.
Ces champs n'existent que pour cette catégorie : les autres fiches ne s'en encombrent pas.
Carton double cannelure 60 × 40 × 40
Pour les emballages, ce qui compte, c'est la quantité, l'unité de commande et le seuil de réassort.
Sous le seuil, une alerte part et la commande fournisseur se prépare depuis la plateforme.
Ramettes papier A4 80 g
Les fournitures de bureau sortent par petites quantités, souvent sans trace. Un scan à chaque sortie dit quel service consomme quoi.
Les tableaux de bord comparent les consommations par service ou par site.
Cartouches d'encre · imprimantes du 2e étage
Une cartouche peut être reliée aux imprimantes qui l'utilisent : au moment d'en changer une, on sait laquelle prendre.
Chaque sortie peut être rattachée à l'imprimante concernée, ce qui donne la consommation par appareil.
Tableur ou outil dédié ?
Un tableur suffit pour une armoire de fournitures. Ses limites apparaissent avec plusieurs catégories, des lots à suivre et plusieurs sites.
| Tableur | Outil dédié avec application mobile | |
|---|---|---|
| Adapté à | Une armoire, une personne | Plusieurs sites, catégories et services |
| Informations | Les mêmes colonnes pour tout | Des champs propres à chaque catégorie |
| Péremption | À surveiller soi-même | Alerte avant la péremption, recherche par lot |
| Réassort | Au jugé | Alerte au seuil, commande préparée |
| Consommation | Inconnue par service | Sorties tracées, tableaux de bord |
À quoi ressemble un outil dédié : chaque entrée et chaque sortie se scannent avec le téléphone, et chaque catégorie de consommables a sa fiche, avec ses propres champs.
Pour le détail des fonctionnalités, voir la page gestion de stock et d'inventaire.
Pour aller plus loin
Questions fréquentes sur la gestion des consommables
Faut-il gérer tous les consommables de la même façon ?
Non. Chaque catégorie a ses informations utiles : un réactif a un lot, une date de péremption et une température de conservation, un carton une unité de commande, un produit d'entretien sa fiche de données de sécurité. Mieux vaut des fiches différentes par catégorie qu'un fichier unique à moitié vide.
Comment éviter les ruptures de consommables ?
Avec un seuil d'alerte par référence et par emplacement, fixé selon la consommation réelle et le délai de livraison, et revu à la saison. Sous le seuil, on commande, sans attendre qu'il n'y en ait plus.
Comment suivre les dates de péremption ?
En saisissant le lot et la date à l'entrée en stock, et en étant alerté assez tôt pour utiliser, transférer ou retourner le produit. Ranger le plus ancien devant fait le reste : premier périmé, premier sorti.
Comment savoir quel service consomme le plus ?
En traçant chaque sortie et en la rattachant à un service, un site ou un appareil. Les consommations se comparent ensuite d'un mois sur l'autre, ce qui fait ressortir les dérives.
Un consommable compte-t-il pour une référence par unité ?
Non. Avec K inventory, un consommable géré en quantité compte pour une seule référence par emplacement, quelle que soit la quantité en stock : 300 cartons sur un rayonnage, c'est une référence.
Combien coûte un outil pour gérer ses consommables ?
Avec K inventory, les offres se comptent en références, jamais en utilisateurs : un consommable géré en quantité compte pour une seule référence par emplacement. Essentiel : 175 € par mois jusqu'à 500 références. Avancé : 390 € par mois jusqu'à 1 000 références. Au-delà, l'offre Sur mesure est établie sur devis.
Vos consommables suivis, ni rupture ni gaspillage
Présentez-nous vos catégories de consommables et votre fichier actuel lors d'un rendez-vous démo : nous paramétrons avec vous les fiches dont vous avez besoin dans K inventory.