Logiciel d'inventaire et GMAO pour les collectivités, les administrations et leurs services techniques
Bâtiments, ateliers, magasin central, matériel prêté aux services et aux associations : les services techniques gèrent beaucoup de choses avec peu d'outils. K inventory suit les demandes d'intervention de la demande à la clôture, le stock du magasin et chaque prêt de matériel, dans un seul outil hébergé en France et achetable par l'UGAP.
Ce qui complique le quotidien des services techniques
Des dizaines de bâtiments, un centre technique, un magasin, des agents répartis sur le territoire, et souvent un tableur ou un logiciel de régie vieillissant pour tout suivre.
Le matériel prêté qui ne revient pas
Tables, barrières, sono, outillage : prêtés à un service ou à une association, ils reviennent en retard, incomplets ou pas du tout. Personne ne sait qui les a.
Les demandes qui se perdent
Un appel, un courriel, un mot à l'accueil : la demande d'une école ou d'un gymnase n'est enregistrée nulle part, et le demandeur relance.
Le magasin sans visibilité
Fournitures, quincaillerie, pièces : le stock du magasin central se découvre au moment de servir, et les commandes se font par habitude.
Le préventif et les contrôles
Entretiens récurrents, contrôles périodiques des bâtiments et des équipements : sans planning partagé, une échéance passe sans que personne ne le voie.
Les demandes des services, suivies de la demande à la clôture
Chaque demande devient une intervention suivie : qui la traite, où elle en est, ce qui a été fait et avec quoi. Plus de demande perdue entre un appel et un post-it.
Vos propres types d'intervention : dépannage, contrôle, entretien, installation…
Assignation à un agent ou à une équipe, planning par jour, semaine ou mois
Sur le téléphone de l'agent, chaque étape validée au scan, sur place, avec la fiche que vous avez définie
Temps passé chronométré, fournitures prises au magasin sorties du stock automatiquement si vous le souhaitez
Statut visible à tout moment ; commentaires et journal d'activité gardent l'historique, et un rapport Excel peut partir automatiquement à la clôture
Prêts aux services et aux associations : chaque retour tracé
Le matériel prêté pour une manifestation, un chantier en régie ou un service voisin doit revenir, complet et en état. K inventory sait à tout moment qui l'a, depuis quand et dans quel état.
Chaque matériel attribué à une personne, un service ou un site, avec la date de sortie
Restitution enregistrée au scan : vous voyez ce qui est rendu et ce qui manque
État au retour noté sur la fiche du matériel
Badge NFC possible pour l'attribution
EPI des agents et matériel des espaces verts suivis de la même façon
Historique complet de chaque matériel : prêts, retours, interventions
Le magasin et les ateliers, sans rupture ni stock oublié
Le magasin central sert tous les services. Son stock doit être juste pour servir sans attendre et pour commander ce qui manque, pas ce qui dort déjà en rayon.
Gestion multi-sites : magasin, ateliers, bâtiments et véhicules dans le même outil, en dossiers et sous-dossiers
Entrées et sorties au scan, avec la caméra du téléphone, sans douchette à acheter
Alertes avant la rupture
Livraisons contrôlées au scan, en regard de la commande d'achat
Inventaire tournant, ou inventaire complet compté au téléphone, écarts calculés
Préventif, contrôles et réemploi : un inventaire à jour pour s'y préparer
Un patrimoine bien tenu commence par savoir ce que l'on a, où, et dans quel état. C'est la base pour préparer vos contrôles et réemployer avant d'acheter.
Préventif des bâtiments et contrôles
Planifiez l'entretien récurrent et les contrôles périodiques de vos bâtiments et équipements, avec une alerte avant l'échéance. Chaque contrôle réalisé reste dans l'historique, avec sa fiche remplie sur place.
Inventaire du patrimoine mobilier
Mobilier, matériel informatique, équipements : chaque bien est localisé bâtiment par bâtiment, avec son historique. Garanties et fins de vie sont suivies avec rappels.
Réemploi et loi AGEC
La loi AGEC (article 58) impose aux acheteurs publics une part d'achats issus du réemploi ou de la réutilisation pour certaines familles de produits, dont le mobilier. Savoir ce qui dort dans vos bâtiments aide à réemployer avant d'acheter. Chaque sortie, vente, réemploi ou réforme, garde son historique.
Un achat simple pour la commande publique
Référencé à l'UGAP
K inventory est référencé à l'UGAP, via SCC. Votre commande passe par la centrale d'achat public, sans procédure de mise en concurrence.
Hébergé en France
Données hébergées chez OVH et Ikoula, hébergeurs certifiés ISO 27001, connexion chiffrée TLS 1.3 notée A+, sauvegardes deux fois par jour, disponibilité de 99,9 %.
Utilisateurs illimités
Le prix dépend du nombre de références, pas du nombre d'agents. Chaque agent peut avoir son accès, limité à son périmètre par les droits par dossier.
Le matériel de secours de 3 locaux, suivi au même endroit
Protection Civile de l'Hérault
L'association de secours suit avec K inventory le matériel de ses 3 locaux, au même endroit. Lire le cas client
Référencé à l'UGAP
Les acheteurs publics commandent K inventory par la centrale d'achat public, sans procédure de mise en concurrence.
Trois situations que K inventory couvre
Centre technique municipal
Des ateliers, un magasin, des équipes de régie. Les demandes des services arrivent au même endroit, sont planifiées et assignées, et les fournitures utilisées sortent du stock du magasin.
Prêts pour les manifestations
Tables, chaises, barrières et sono partent pour une fête de quartier ou une association. Chaque sortie est attribuée, chaque retour scanné : ce qui manque se voit tout de suite.
Bâtiments communaux
Écoles, gymnases, salles municipales : chaque bâtiment porte ses équipements, ses contrôles planifiés et son historique, et les agents interviennent même en sous-sol sans réseau.
Questions fréquentes des services techniques
Peut-on acheter K inventory sans appel d'offres ?
Oui. K inventory est référencé à l'UGAP, via SCC. Votre commande passe par la centrale d'achat public, sans procédure de mise en concurrence. Demandez-nous le devis correspondant à votre périmètre.
Avez-vous des références dans le secteur public ?
K inventory est référencé à l'UGAP. La Protection Civile de l'Hérault, association de secours, suit avec K inventory le matériel de ses 3 locaux. Pour parler d'un cas proche du vôtre, demandez un RDV démo : nous partons de vos bâtiments, de votre magasin et de vos prêts.
Où sont hébergées nos données ?
En France, chez OVH et Ikoula, hébergeurs certifiés ISO 27001. La connexion est chiffrée en TLS 1.3, notée A+. Les sauvegardes ont lieu deux fois par jour et la disponibilité est de 99,9 %. Des tests d'intrusion ont été réalisés.
Combien d'agents peuvent utiliser K inventory ?
Autant que vous le souhaitez : les utilisateurs sont illimités. Le prix dépend du nombre de références, pas du nombre d'agents. Les droits par fonctionnalité et par dossier limitent chaque agent à son périmètre.
Nos agents interviennent en sous-sol ou dans des bâtiments sans réseau. Est-ce un problème ?
Non. Les interventions fonctionnent hors connexion : elles sont téléchargées sur le téléphone, l'agent réalise ses tâches sans réseau (scans, quantités, formulaires), et tout part dans l'ordre au retour du réseau. Hors connexion, seul le menu Interventions est disponible.
Peut-on reprendre nos fichiers Excel et notre ancien logiciel ?
Oui. Votre inventaire actuel se reprend par import Excel, avec une aide à la correspondance des colonnes. Si votre ancien logiciel sait exporter ses données en Excel, elles se reprennent de la même façon. À la première connexion, l'IA propose vos catégories et vos emplacements.
Combien coûte K inventory pour une collectivité ?
Essentiel : 175 € par mois jusqu'à 500 références. Avancé : 390 € par mois jusqu'à 1 000 références. Au-delà, l'offre Sur mesure est sur devis. Un équipement suivi à l'unité compte pour une référence ; un matériel géré en quantité compte pour une référence par emplacement. Les utilisateurs sont illimités et l'essai gratuit dure 14 jours.
Pouvez-vous installer K inventory sur une infrastructure dédiée ?
Oui. K inventory existe en deux modes. En instance mutualisée (multi-tenant), tous les clients utilisent la même plateforme, hébergée en France, avec les mises à jour automatiques et un démarrage immédiat : c'est le mode des offres Essentiel et Avancé et de l'essai gratuit. En instance dédiée (single-tenant), votre organisation dispose de sa propre infrastructure, isolée de celle des autres clients, avec un accompagnement au déploiement : c'est le choix des grands comptes et des organisations dont la DSI l'exige (banque, secteur public, santé…). Elle fait partie de l'offre Sur mesure. Nous en parlons en RDV démo, avec votre DSI si vous le souhaitez.
Les collectivités et le secteur public dans notre blog
Inventaire du patrimoine, prêts de matériel, magasin des services techniques, achat par l'UGAP : retrouvez nos publications et nos cas d'usage pour le secteur public.
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